Entsendungen nach Belgien: Vorschriften & Meldepflichten für das Arbeiten

Die Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland, insbesondere nach Belgien, ist in vielen Branchen gängige Praxis. Wenn Ihre Mitarbeiter vorübergehend in Belgien arbeiten und weiterhin in Deutschland sozialversichert bleiben, gilt Deutschland als das Entsendungsland. Dies hat weitreichende Auswirkungen auf die rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Registrierungsprozess für Entsendungen nach Belgien

Um sicherzustellen, dass Ihre Entsendung nach Belgien reibungslos verläuft, sollten Sie den folgenden Prozess befolgen:

1. Zu Beginn müssen Sie festlegen, welches Land für die Entsendung zuständig ist. Wenn der Arbeitnehmer vorübergehend in Belgien arbeitet und in seinem Heimatland sozialversichert bleibt, ist das Heimatland das Entsendungsland. Dies ist ein wichtiger erster Schritt, um die rechtlichen Grundlagen festzulegen.
2. Bevor Sie die PWD-Meldung (Personenbeförderung mit Dokumentationspflicht) einreichen können, müssen Sie einige wichtige Dokumente vorbereiten. Dazu gehören der Arbeitsvertrag, Nachweise der Sozialversicherung im Heimatland, Gehaltsnachweise und Arbeitsstunden sowie Reise- und Aufenthaltsdokumente. Eine sorgfältige Vorbereitung dieser Unterlagen ist entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden.
3. Die eigentliche Einreichung der PWD-Meldung erfolgt elektronisch über die Website der belgischen Arbeitsbehörde, LIMOSA. Das Online-Formular ist leicht zugänglich und muss vor Arbeitsbeginn in Belgien ausgefüllt werden. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind, um mögliche Komplikationen zu vermeiden.
4. Nach erfolgreicher Einreichung der PWD-Meldung erhalten Sie eine Bestätigung. Diese Bestätigung ist äußerst wichtig und sollte während der Arbeit in Belgien sorgfältig aufbewahrt werden. Sie dient als Nachweis für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
5. Während des Einsatzes in Belgien sind Sie und Ihr Arbeitnehmer dazu verpflichtet, alle geltenden arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Dies beinhaltet auch die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge in Belgien. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Ausländische Arbeitgeber, die Arbeitnehmer nach Belgien entsenden, sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer spätestens zum Zeitpunkt des Beginns der Entsendung im Register für ausländische Dienstleister (RUT-Register) zu registrieren. Jede Änderung der Entsendung muss bis zum ersten Arbeitstag nach Inkrafttreten der Änderung im RUT-Register gemeldet werden.

Regularien für das Arbeiten in Belgien

Die Einreichung der PWD-Meldung ist nur ein Teil der gesetzlichen Anforderungen für die Entsendung von Arbeitnehmern nach Belgien. Es gibt weitere Regelungen und Bestimmungen, insbesondere in Bezug auf Steuerpflicht und Arbeitsbedingungen vor Ort, die beachtet werden müssen. Daher ist es ratsam, sich frühzeitig über die rechtlichen Verpflichtungen zu informieren und gegebenenfalls professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen.

Mindestlohn in Belgien

Mindestbruttomonatslohn: 2070,48 € / Monat

• gilt seit dem 1. Oktober 2024
• für alle Arbeitnehmer:innen ab 18 Jahre 
• die meisten Branchen legen jedoch ihre eigenen Mindestlöhne im Rahmen von Tarifverträgen fest

‍Arbeitszeit 

‍Arbeitnehmer, die nach Belgien entsandt werden, haben Anspruch auf:

• maximal 8 Stunden pro Tag zu arbeiten
• maximal 40 Stunde pro Woche zu arbeiten

Diese Grenzen können unter bestimmten, genau definierten Umständen und Bedingungen überschritten werden. Bestimmte Branchen haben reduzierte Höchstarbeitszeiten eingeführt, die die gesetzlichen Grenzwerte ersetzen.

‍Notwendige Dokumente Entsendung

‍Während der Entsendung müssen ausländische Arbeitgeber die folgenden Dokumente aufbewahren:

• Arbeitsverträge
• Informationen über die Bedingungen der Entsendung
• Arbeitszeitnachweise
• Nachweis über die tatsächliche Auszahlung der Vergütung

Diese Dokumente müssen ein Jahr lang nach Beendigung der Entsendung aufbewahrt werden. Auf Verlangen der belgischen Kontrollbehörden müssen die Arbeitgeber Übersetzungen der Dokumente ins Niederländische, Französische, Deutsche oder Englische vorlegen.

‍Ansprechpartner:in für Entsendung 

‍Ausländische Arbeitgeber müssen einen Ansprechpartner für die belgischen Behörden benennen, der als Kontaktstelle fungiert. Bei dem Ansprechpartner kann es sich um eine beliebige befugte Person handeln, die ihren Wohnsitz nicht in Belgien haben muss.

‍Sozialversicherung in Belgien

‍Wenn ein Arbeitnehmer aus einem EU-Land nach Belgien entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

• A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert
• ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die bulgarischen Sozialversicherungsvorschriften, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein bulgarischer Arbeitgeber verhalten.

‍Besteuerung der entsandten Arbeitnehmer:innen‍

• Einkünfte aus in Belgien geleisteter Arbeit sind in der Regel vom ersten Tag an steuerpflichtig
• Besteuerungsrechte Belgiens können durch ein Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Heimatland des/der Entsandten eingeschränkt werden
• Wenn eine Steuerpflicht entsteht, muss der ausländische Arbeitgeber für die Einbehaltung von Steuern und/oder Sozialversicherungsbeiträgen sorgen und die rechtzeitige Überweisung an den Kommissar für Steuern sicherstellen.

‍Ausnahmen bei der Entsendung 

‍Geschäftsreisende sind von der Meldepflicht befreit, wenn: 

• sie an Sitzungen kleiner Gruppen teilnehmen, die nicht länger als 20 aufeinanderfolgende Kalendertage dauern
• sie an Veranstaltungen mit einer vorab festgelegten Teilnehmerliste teilnehmen, sofern die Gesamtteilnahme 60 Kalendertage pro Jahr oder 20 aufeinanderfolgende Tage pro Sitzung nicht überschreitet

‍Strafen bei Verstoß gegen Vorschriften für Entsendung

‍Die Nichteinhaltung von Vorschriften in Bezug auf Mindestlöhne, Höchstarbeitszeiten, die Ernennung eines Ansprechpartners oder die Aufbewahrung von Dokumenten wird als Sanktion der Stufe 2 eingestuft. Dies kann zur Folge haben:

• strafrechtliche Geldstrafe zwischen 400 € und 4.000 €
• Bußgeld zwischen 200 € und 2.000 €

Die Geldbuße wird mit der Anzahl der betroffenen Arbeitnehmer:innen multipliziert, darf aber das 100-fache der Höchststrafe nicht überschreiten.Die Nichteinhaltung der vorherigen Meldung der Entsendung (LIMOSA-Meldung) wird als Strafe der Stufe 4 angesehen und kann folgende Folgen haben:

• Freiheitsstrafe von 6 Monaten bis 3 Jahren
• strafrechtliche Geldstrafe zwischen 4.800 € und 48.000 €
• Verwaltungsstrafe zwischen 2.400 € und 24.000 €

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