Entsendungen nach Österreich: Vorschriften und Meldepflichten für das Arbeiten

Alle Mitarbeitenden ausländischer Dienstleister müssen in Österreich bei der Zentralen Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen für die Kontrolle illegaler Beschäftigung angemeldet werden. Zudem müssen die Lohnunterlagen jederzeit vorgezeigt werden können. Auf ihrer Webseite stellt die Behörde verschiedene Formulare zur Anmeldung zur Verfügung.

Zu unterscheiden sind die Formulare in 

• ZKO 3 für die Entsendung von Arbeitnehmern‍
• ZKO 4 für die Überlassung von Arbeitnehmern

Registrierungsprozess für Entsendungen nach Österreich

1. Gehen Sie auf die Webseite der Zentralen Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen in Österreich.
2. Ganz am Ende der Seite finden Sie die Links zu den Online-Formularen. Öffnen Sie entsprechend das Formular ZKO3 oder ZKO4.
3. Füllen Sie das Online-Formular aus. Sie müssen folgende Angaben machen:

a. Informationen zum Unternehmen: Name des Unternehmens, Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners

b. Informationen zur entsendeten Person: Name, Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, Sozialversicherungsnummer, Arbeitsvertragsdaten, Dauer des Aufenthalts in Österreich

c. Informationen zur Tätigkeit in Österreich: Art der Tätigkeit, Arbeitsort, Beginn und Ende der Tätigkeit, geplante Arbeitsstunden pro Woche, Höhe des Entgelts, Art der Entgeltzahlung

1. Laden Sie die relevanten Unterlagen hoch, wie zum Beispiel eine Kopie des Arbeitsvertrags oder eine Bestätigung der Sozialversicherung. Die Dateien sollten im PDF- oder JPG-Format vorliegen.
2. Überprüfen Sie die eingegebenen Informationen sorgfältig und senden Sie die Meldung ab.
3. Nachdem die Meldung eingereicht wurde, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Es ist wichtig, dass Sie die Lohnunterlagen der entsendeten Person jederzeit vorzeigen können.

Das Ausfüllen des Online-Formulars sollte etwa 30 Minuten in Anspruch nehmen, je nach Umfang der Informationen, die Sie angeben müssen. Bei Fragen oder Problemen können Sie sich an die Zentrale Koordinierungsstelle wenden.

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Regularien für das Arbeiten in Österreich

Folgende Vorschriften gelten im Allgemeinen für Entsendungen, die länger als 30 Tage im Kalenderjahr dauern, außer in Fällen, die Zeitarbeitsfirmen betreffen.

Mindestlohn und Entlohnung in Österreich

In Österreich gibt es keinen gesetzlich festgelegten Mindestlohn. Tarifverträge (oder Mindestlohntarife) legen den Mindeststandard fest. Mindestlohn in Tarifverträgen ändert sich (normalerweise) jährlich.

Entsandte Arbeitnehmer müssen eine Entlohnung erhalten, die den österreichischen Vorschriften, einschließlich Tarifverträgen und geltenden Mindestlohntarifen, entspricht. Dazu gehören Grundlohn, Zuschläge und Überstundenvergütung. Aufwandsentschädigungen, wie Pauschalbeträge und steuerfreie Tagegelder, werden nicht auf den Mindestlohn angerechnet. Wenn österreichische Gesetze Sonderzahlungen, wie z. B. Prämien, vorschreiben, müssen diese in anteiligen monatlichen Beträgen an entsandte Arbeitnehmer gezahlt werden.

Arbeitszeit 

Arbeitnehmer, die nach Österreich entsandt werden, haben Anspruch auf:

• eine Mindestpause von 30 Minuten, wenn der Arbeitstag länger als sechs Stunden dauert
• eine Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen den Arbeitsschichten
• eine wöchentliche Mindestruhezeit von 36 Stunden

Die zulässige maximale Arbeitszeit beträgt 12 Stunden pro Tag oder 60 Stunden pro Woche. Über einen Bezugszeitraum von 17 Wochen darf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit jedoch 48 Stunden nicht überschreiten.

Notwendige Dokumente Entsendung

Bestimmte Dokumente müssen am Arbeitsplatz des/der Mitarbeiter:in in Österreich entweder in physischer oder elektronischer Form zur Verfügung stehen. 

Dazu gehören:

• Meldedokumente
• Sozialversicherungsdokumente (z. B. A1-Bescheinigung)
• Offizielle Genehmigungen, wie z.B. Arbeitsgenehmigungen, falls zutreffend

Darüber hinaus müssen lohnrelevante Dokumente in deutscher oder englischer Sprache zugänglich sein, darunter:

• Arbeitsvertrag oder eine Erklärung über die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen
• Gehaltsabrechnungen
• Nachweise über Lohnzahlungen
• Überweisungsbelege
• Lohnunterlagen
• Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten
• Dokumente über die Lohneinstufung

Gesetzlicher Vertreter im Land

Ein ausländischer Arbeitgeber muss einen gesetzlichen Vertreter in Österreich benennen, um die Kommunikation mit den österreichischen Behörden zu erleichtern.

Ausnahmeregelungen bei der Entsendung

Bestimmte Ausnahmen gelten für kurzfristige Entsendungen oder bestimmte Tätigkeiten. Zum Beispiel:

1. Entsendungen von kurzer Dauer (1-7 Tage) können freigestellt werden, wenn der Arbeitnehmer an Seminaren, Kongressen oder Geschäftstreffen teilnimmt, ohne Dienstleistungen zu erbringen.
2. Befristete konzerninterne Entsendungen oder die Überlassung von hochqualifizierten Arbeitnehmern für bis zu zwei Monate pro Kalenderjahr können unter bestimmten Bedingungen freigestellt werden.

Strafen bei Verstoß gegen Vorgaben für Entsendung

Die Nichteinhaltung der österreichischen Entsendevorschriften kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. 

Die Geldstrafen für die Nichteinhaltung der Melde-, Dokumentations- oder Vergütungsvorschriften reichen 

• von 20.000 € bis 400.000 €. 
• In extremen Fällen kann die Tätigkeit in Österreich für bis zu fünf Jahre untersagt werden.

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