Österreich
Regularien zum Arbeiten in Österreich
Überblick
Für die Entsendung von Mitarbeitenden nach Österreich gelten Melde- und Dokumentationspflichten. Ausländische Dienstleister müssen ihre Mitarbeitenden bei der Zentralen Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen registrieren und sicherstellen, dass Lohn- und Sozialversicherungsdokumente jederzeit verfügbar sind. Neben genauen Vorgaben zu Mindestlohn, Arbeitszeiten und benötigten Unterlagen drohen bei Verstößen empfindliche Strafen.
Alle Mitarbeitenden ausländischer Dienstleister müssen in Österreich bei der Zentralen Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen für die Kontrolle illegaler Beschäftigung angemeldet werden. Zudem müssen die Lohnunterlagen jederzeit vorgezeigt werden können. Auf ihrer Webseite stellt die Behörde verschiedene Formulare zur Anmeldung zur Verfügung.
Zu unterscheiden sind die Formulare in
EU Entsenderichtlinie
Wann muss gemeldet werden?
Alle Mitarbeitenden ausländischer Dienstleister müssen in Österreich bei der Zentralen Koordinierungsstelle des Bundesministeriums für Finanzen für die Kontrolle illegaler Beschäftigung angemeldet werden.
Gibt es Ausnahmen?
- Entsendungen von kurzer Dauer (1-7 Tage) können freigestellt werden, wenn der Arbeitnehmer an Seminaren, Kongressen oder Geschäftstreffen teilnimmt, ohne Dienstleistungen zu erbringen.
- Befristete konzerninterne Entsendungen oder die Überlassung von hochqualifizierten Arbeitnehmern für bis zu zwei Monate pro Kalenderjahr können unter bestimmten Bedingungen freigestellt werden.
Erforderliche Dokumente
Bestimmte Dokumente müssen am Arbeitsplatz des/der Mitarbeiter:in in Österreich entweder in physischer oder elektronischer Form zur Verfügung stehen.
Dazu gehören:
- Meldedokumente
- Sozialversicherungsdokumente (z. B. A1-Bescheinigung)
- Offizielle Genehmigungen, wie z.B. Arbeitsgenehmigungen, falls zutreffend
Darüber hinaus müssen lohnrelevante Dokumente in deutscher oder englischer Sprache zugänglich sein, darunter:
- Arbeitsvertrag oder eine Erklärung über die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen
- Gehaltsabrechnungen
- Nachweise über Lohnzahlungen
- Überweisungsbelege
- Lohnunterlagen
- Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten
- Dokumente über die Lohneinstufung
Gesetzlicher Vertreter im Land
Ein ausländischer Arbeitgeber muss einen gesetzlichen Vertreter in Österreich benennen, um die Kommunikation mit den österreichischen Behörden zu erleichtern.
Die Nichteinhaltung der österreichischen Entsendevorschriften kann empfindliche Strafen nach sich ziehen.
Die Geldstrafen für die Nichteinhaltung der Melde-, Dokumentations- oder Vergütungsvorschriften reichen
- von 20.000 € bis 400.000 €.
- In extremen Fällen kann die Tätigkeit in Österreich für bis zu fünf Jahre untersagt werden.
Arbeitsrecht
Mindestlohn und Entlohnung
In Österreich gibt es keinen gesetzlich festgelegten Mindestlohn.
- Tarifverträge (oder Mindestlohntarife) legen den Mindeststandard fest.
- Mindestlohn in Tarifverträgen ändert sich (normalerweise) jährlich
Entsandte Arbeitnehmer müssen eine Entlohnung erhalten, die den österreichischen Vorschriften, einschließlich Tarifverträgen und geltenden Mindestlohntarifen, entspricht.
- Dazu gehören Grundlohn, Zuschläge und Überstundenvergütung
- Aufwandsentschädigungen, wie Pauschalbeträge und steuerfreie Tagegelder, werden nicht auf den Mindestlohn angerechnet
- Wenn österreichische Gesetze Sonderzahlungen, wie z. B. Prämien, vorschreiben, müssen diese in anteiligen monatlichen Beträgen an entsandte Arbeitnehmer gezahlt werden
Arbeitszeit
Arbeitnehmer, die nach Österreich entsandt werden, haben Anspruch auf:
- eine Mindestpause von 30 Minuten, wenn der Arbeitstag länger als sechs Stunden dauert
- eine Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen den Arbeitsschichten
- eine wöchentliche Mindestruhezeit von 36 Stunden
Die zulässige maximale Arbeitszeit beträgt 12 Stunden pro Tag oder 60 Stunden pro Woche. Über einen Bezugszeitraum von 17 Wochen darf die durchschnittliche Wochenarbeitszeit jedoch 48 Stunden nicht überschreiten.
Die Nichteinhaltung von dem im Land geltenden Arbeitsrecht kann zusätzlich zu finanziellen Verpflichtungen, Bußgeldern oder Forderungen aus lokalen Kündigungs- und Arbeitszeitgesetzen führen.
Sozialversicherung
Wenn ein/e Arbeitnehmer:in aus einem EU-Land nach Österreich entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:
- A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert
- ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die Sozialversicherungsvorschriften von Österreich, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein österreichischer Arbeitgeber verhalten.
Die Folgen bei Verstoß können umfangreiche Verwaltungspflichten, Beitragsnachzahlungen (verzinst), erhöhtes Prüfungsaufkommen sowie empfindliche Sanktionen sein. Zusätzlich kann erhebliche Rufschädigung in diesem Zusammenhang vorkommen.
Einkommensteuer
Das Entgelt für Arbeit in Österreich unterliegt für ausländische Arbeitgeber in der Regel ab dem ersten Tag der österreichischen Besteuerung. Dabei ist zu prüfen, ob die Tätigkeit in Österreich eine Steuerpflicht für den Arbeitgeber (Betriebsstätte) auslöst.
Entsteht eine Quellensteuerpflicht, muss der Arbeitgeber:
- sich bei den österreichischen Steuerbehörden für den Lohnsteuerabzug anmelden
- die Lohnsteuer monatlich berechnen, einbehalten und bis zum 15. des Folgemonats übermitteln
- eine jährliche Meldung der Löhne sowie den Jahreslohnzettel („L 16“) einreichen
Die Lohnverrechnung muss nicht in Österreich erfolgen, kann aber vom Ausland aus unter Einhaltung der österreichischen Vorschriften durchgeführt werden. Die relevanten Unterlagen müssen jederzeit auf Verlangen der Finanzbehörden nach Österreich übermittelt werden können.
Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, häufig jedoch entsteht eine unmittelbare Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Zielland, woraus weitere, umfangreiche Konsequenzen für die Mitarbeitenden und das Unternehmen entstehen können.
Einreise & Visa
Internationale Tätigkeiten erfordern die exakte Einhaltung internationaler Visums- und Einreisebestimmungen. Hierfür ist die reisende Person, die Art der Tätigkeit, der Aufenthaltszweck und die Dauer ausschlaggebend, ob ein Geschäftsvisum, ein Arbeitsvisum oder weitere, spezielle Erlaubnisse notwendig sind.
Die Folgen bei Verstoß können Einreiseverbote und damit einhergehende Umsatzausfälle, Sanktionen, Bußgelder und Rufschädigung sein.
Betriebsstätte
Im Ausland tätige Mitarbeitende können durch ihre Tätigkeiten im Zielland eine Betriebsstätte begründen und damit eine Kette von finanziellen und administrativen Konsequenzen für Unternehmen auslösen.
Die Folgen bei Verstoß können je nach Situation unterschiedlich sein, aber jede Betriebsstätte verursacht einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Neben der Registrierung, Gewinnzuweisung, Einreichung der Körperschaftssteuererklärung entstehen in der Regel ebenfalls Lohnsteuerverpflichtungen.
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