Entsendungen nach Spanien: Vorschriften und Meldepflichten für das Arbeiten

Regularien für das Arbeiten in Spanien 

Mindestlohn in Spanien

Seit 2025 liegt der Mindestlohn in Spanien bei 1.184 EUR pro Monat für 14 Zahlungen (entspricht 39,47 EUR pro Tag).

• gilt für alle Arbeitnehmer:innen und ist nicht abhängig von Beruf, Alter oder Branche des/der Arbeitnehmer:in
• den Arbeitnehmer:innen muss eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 1,5 Tagen pro Woche und eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden zwischen den Schichten gewährt werden

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Arbeitszeit 

Die Höchstarbeitszeit ist auf 9 Stunden pro Tag / 40 Stunden pro Woche festgelegt.

• Bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden muss dem/der Arbeitnehmer:in eine Ruhezeit von mindestens 15 Minuten gewährt werden
• Abweichungen von diesen Bestimmungen sind in Tarifverträgen möglich

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Anforderungen für die Meldung in Spanien

Ausländische Arbeitgeber müssen den spanischen Arbeitsbehörden die Entsendung vor deren Beginn und unabhängig von ihrer Dauer melden.

Die Meldung muss auf elektronischem Wege erfolgen und sollte folgende Angaben enthalten:

• Den ausländischen Arbeitgeber, 
• Persönliche und berufliche Angaben zu den entsandten Arbeitnehmer:innen
• Angaben über die Einrichtung, die die entsandten Arbeitnehmer:innen und Dienstleistungen erhält
• Dauer der Entsendung, Informationen über die Dienstleistungen, die von den entsandten Arbeitnehmer:innen in Spanien erbracht werden sollen, 
• Identifizierung und Kontaktangaben der Vertreter des ausländischen Arbeitgebers in Spanien

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Erforderliche Dokumentationen

Ausländische Arbeitgeber müssen den spanischen Behörden auf deren Verlangen die folgenden Dokumente vorlegen:

• Arbeitsvertrag des/der entsandten Arbeitnehmer:in oder ein gleichwertiges Dokument, das die Beschäftigungsbedingungen bestätigt 
• Arbeitszeit, einschließlich Beginn und Ende der Arbeit und Anzahl der täglichen Arbeitsstunden 
• Entgelt (Lohnabrechnungen) 
• Entsendungsdokument (Entsendungsschreiben oder ähnliches) 
• A1 Bescheinigung der Sozialversicherung 

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Gesetzliche Vertreter in Spanien

Ausländische Arbeitgeber müssen Angaben zu ihrem gesetzlichen Vertreter in Spanien machen, der in Konsultationsverfahren und Verhandlungen, die entsandte Arbeitnehmer:innen betreffen, im Namen des ausländischen Arbeitgebers handeln kann. Ausländische Arbeitgebervertreter können mit einer notariell ausgestellten Vollmacht handeln.

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Strafen bei Verstoß gegen Vorgaben für Entsendung

Die Sanktionen für Verstöße können wie folgt kategorisiert werden:

1. Schwerer Verstoß (Geldbußen zwischen 751 EUR und 7.500 EUR)
   
   • Übermittlung der Entsendungsmitteilung nach dem Stichtag oder ohne Benennung der zuständigen Vertreter in Spanien
   • Versäumnis, entsendungsrelevante Unterlagen bereitzuhalten 
   • Versäumnis, die Behörden über schwere Unfälle ordnungsgemäß zu informieren
   • Nichtvorlage der von den Behörden geforderten (übersetzten) Unterlagen

2. Sehr schwerer Verstoß (Geldbußen zwischen 7.501 EUR und 225.018 EUR)
   
   • Versäumnis, die Entsendung zu melden oder Fälschung/Verheimlichung von Informationen über die Entsendung, 
   • Unechte Entsendung - Entsendung durch einen ausländischen Arbeitgeber, der keine wesentlichen Tätigkeiten im Heimatland ausübt 
   • Unechte Entsendung - entsandte/r Arbeitnehmer:in übt normalerweise keine Arbeitstätigkeiten im Heimatland aus

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Sozialversicherung in Spanien

Wenn ein/e Arbeitnehmer:in aus einem EU-Land nach Spanien entsandt wird, gilt die EU-Verordnung 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit:

• A1 Bescheinigung liegt vor: Arbeitnehmer:in wird weiter vom Heimatland versichert
• ohne A1 Bescheinigung: Es gelten die Sozialversicherungsvorschriften von Spanien, und der ausländische Arbeitgeber muss sich wie ein spanischer Arbeitgeber verhalten.

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Besteuerung der entsandten Arbeitnehmer:innen

• Ausländische Arbeitnehmer:innen, die in Spanien steuerlich ansässig werden, unterliegen mit ihrem weltweiten Einkommen der spanischen Einkommensteuer
• Ausländische Arbeitnehmer:innen, die nicht in Spanien steuerlich ansässig sind, unterliegen der Einkommensteuer für Nichtansässige auf Einkünfte und Kapitalerträge aus spanischen Quellen

Ab Januar 2023 können ausländische Arbeitnehmer:innen eine besondere Steuerregelung für im Ausland lebende Personen beantragen. Um festzustellen, ob die steuerliche Sonderregelung angewandt werden kann, muss eine Bewertung der Bedingungen für die Arbeit in Spanien durchgeführt werden.

Wenn ausländische Arbeitnehmer:innen in Spanien der Einkommensteuer unterliegen, muss sich der ausländische Arbeitgeber für die Zwecke des spanischen Steuerabzugs registrieren lassen, wenn der ausländische Arbeitgeber in Spanien tätig ist (der ausländische Arbeitgeber muss keine Betriebsstätte in Spanien haben).

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