A1-Bescheinigungen bei Dienstreisen: Was Unternehmen wissen müssen

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung ist ein offizielles Dokument, das bestätigt, dass eine Person bei einer beruflichen Entsendung ins EU-Ausland (sowie EWR-Staaten und die Schweiz) weiterhin dem Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes unterliegt. Ziel ist es, Doppelversicherungen zu vermeiden und die Sozialversicherungspflicht klar zu regeln.

Wann ist eine A1-Bescheinigung erforderlich?

Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass eine A1-Bescheinigung nur bei langfristigen Auslandsentsendungen notwendig ist. Tatsächlich ist sie auch für kurzfristige Dienstreisen erforderlich – und zwar ab dem ersten Tag.

Beispiele:

• Ein Vertriebsmitarbeiter reist für zwei Tage zu einem Kundentermin nach Frankreich.
• Eine Technikerin nimmt für drei Tage an einer Schulung in Österreich teil.

In beiden Fällen muss vor Reiseantritt eine A1-Bescheinigung für die Dienstreise vorliegen.

Wer beantragt die A1-Bescheinigung?

Die Beantragung erfolgt über den Arbeitgeber – in der Regel über die Krankenkasse, bei der die arbeitnehmende Person versichert ist. Für privat Versicherte (z. B. Selbstständige oder bestimmte Beamtenverhältnisse) sind andere Stellen zuständig, etwa die Deutsche Rentenversicherung.

A1-Bescheinigung Dienstreise – der Ablauf:

1. Zuständige Krankenkasse identifizieren
   
2. Elektronisch Antrag stellen (z. B. über sv.net oder integrierte Lohnsoftware)
3. Bescheinigung mitführen (digital oder ausgedruckt)

Risiken bei fehlender A1-Bescheinigung

Ein Verstoß gegen die Mitführungspflicht kann zu erheblichen rechtlichen und finanziellen Risiken führen:

• Bußgelder durch ausländische Behörden
• Nachforderungen bei Sozialabgaben
• Probleme bei Kontrollen oder Grenzübertritten

Länder wie Frankreich, Finnland, Schweden, Belgien, Niederlande, Österreich oder die Schweiz kontrollieren die A1-Bescheinigung regelmäßig und konsequent.

Empfehlungen für Unternehmen

• Frühzeitig planen: Reisen rechtzeitig melden und beantragen
• Standardisierte Prozesse etablieren: z. B. über ein zentrales HR-Tool oder Reisemanagementsystem
• Mitarbeitende informieren: Schulungen, interne Guidelines und Erinnerungen
• Compliance regelmäßig prüfen: z. B. durch interne Audits oder externe Beratung
  

Automatisierte Lösung mit premote: Mehr Effizienz & Compliance

Für Unternehmen, die regelmäßig grenzüberschreitende Dienstreisen organisieren, ist der manuelle A1-Prozess oft zeitintensiv, fehleranfällig und schwer skalierbar. Genau hier setzt premote an.

premote bietet eine automatisierte Lösung zur Verwaltung von A1-Bescheinigungen – vollständig digital, rechtskonform und integriert in bestehende HR- und Reisetools. Die Plattform erkennt automatisch reisepflichtige Einsätze, bereitet die Anträge vor und übernimmt die elektronische Übermittlung an die zuständigen Krankenkassen. Auch die Rückmeldung und Ablage der Bescheinigungen erfolgt zentral und revisionssicher.

Vorteile der premote-Lösung:

• Automatische Prüfung der A1-Pflicht
• Digitale Antragstellung in wenigen Klicks
• Transparente Nachverfolgung aller Fälle
• Vollständige Compliance bei minimalem Aufwand
• Entlastung von HR, Payroll und Travel Management

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Fazit: A1-Bescheinigungen sind Pflicht – premote macht sie einfach

Ob bei einem Tagestrip nach Brüssel oder einer Projektwoche in Stockholm – die A1-Bescheinigung bei Dienstreisen ist ein Muss. Wer hier auf digitale Lösungen wie premote setzt, kann nicht nur gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen, sondern auch interne Prozesse modernisieren und Ressourcen schonen.

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