Die wichtigsten Fakten zur A1 Bescheinigung zusammengefasst. Unternehmen müssen A1 Bescheinigungen vor Dienstreisen im EU / EWR Ausland beantragen um nachzuweisen, dass die entsandten Arbeitnehmer:innen weiterhin in der deutschen Sozialversicherung verankert sind.

Ein Maßnahmenpaket, welches auf die Bekämpfung von Sozialbetrug und Lohndumping in der Europäischen Union abzielt, könnte auf den ersten Blick als sinnvolle Lösung erscheinen. Allerdings hat die A1-Bescheinigung, die für Arbeitnehmer im EU-Ausland erforderlich ist, um ihre Sozialversicherung nachzuweisen, mittlerweile ein enormes Maß an Bürokratie angenommen. Dies kann dazu führen, dass Arbeitgeber mit hohen Geldstrafen konfrontiert werden, falls es zu Verstößen kommt.

Obwohl die EU-Verordnung Nr. 883/2004, welche die A1-Bescheinigung seit 2010 regelt, schon lange besteht, wird sie erst seit dem 1. Januar 2019 strikt durchgesetzt. Infolgedessen häufen sich Kontrollen von Arbeitnehmern, Managern und Selbstständigen auf Dienstreisen, und einige Länder lassen Verstöße mit empfindlichen Geldbußen ahnden. In solchen Fällen müssen Arbeitgeber oft mehrere tausend Euro zahlen.

Was ist die A1 Bescheinigung?

Wenn Mitarbeitende aus Deutschland vorübergehend in einem europäischen Land arbeiten, beispielsweise im Rahmen einer Dienstreise, Workation, Fortbildung, einer internationalen Tagung oder einer Messe, können theoretisch Sozialversicherungsbeiträge im Gastland anfallen. Da der Arbeitnehmer jedoch bereits in seinem Heimatland versichert ist, wäre eine finanzielle Doppelbelastung unangemessen.

Daher wurde die A1-Bescheinigung eingeführt, welche bei einer Kontrolle nachweist, dass der Arbeitnehmer bereits in einem anderen Land Sozialversicherungsbeiträge zahlt. Dadurch wird die Angelegenheit gerechter, jedoch auch mit einem beträchtlichen administrativen Aufwand verbunden. Denn für jede noch so kurze Dienstreise ins EU- bzw. EFTA-Ausland müssen Unternehmen eine A1-Bescheinigung für ihre Mitarbeitenden beantragen.

Wann brauchen Sie die A1-Bescheinigung?

Selbst kurzfristige Termine, spontane Meetings oder eine kurze Fahrt über die Grenze mit dem Firmenwagen können zu einem Verstoß führen, wenn keine gültige A1-Bescheinigung mitgeführt wird.

Im Allgemeinen obliegt es den Personalabteilungen, die Bescheinigung auszustellen, wenn Mitarbeitende bis zu 24 Monate im geschäftlichen Kontext im europäischen Ausland tätig sind.

Um die notwendige Übersicht zu gewährleisten, haben wir eine alphabetisch sortierte Liste der Länder erstellt, in denen der A1-Nachweis erforderlich ist:

• Belgien, Bulgarien
• Dänemark
• Estland
• Finnland, Frankreich
• Griechenland
• Irland, Island, Italien
• Kroatien
• Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg
• Malta
• Niederlande, Norwegen
• Österreich
• Polen, Portugal
• Rumänien
• Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien
• Tschechien
• Ungarn
• Vereinigtes Königreich (Großbritannien nur bis zum 31. Oktober 2019)
• Zypern

Wie beantragt man die A1-Bescheinigung?

Die Beantragung der A1-Bescheinigung ist kann elektronisch erfolgen, ohne dass Papierarbeit erforderlich ist. Die Beantragung kann jedoch bei erhöhtem Aufkommen von Diestreisen sehr zeitintensiv sein. Unternehmen sind verpflichtet, den Antrag elektronisch zu stellen, entweder über eine gängige Lohnabrechnungssoftware oder über die Website sv-meldeportal.de. Es ist ratsam, den Antrag frühzeitig zu stellen, um sicherzustellen, dass die Bescheinigung vor der Dienstreise ausgestellt wird. Falls die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt, kann der ausgedruckte Antrag als Nachweis verwendet werden.

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgt je nach Art der Versicherung des Mitarbeiters bei der zuständigen Stelle. Wenn der Mitarbeiter gesetzlich versichert ist, erfolgt die Beantragung bei der Krankenversicherung des Mitarbeiters. Wenn der Mitarbeiter privat versichert ist, muss die Deutsche Rentenversicherung kontaktiert werden. Für Mitarbeiter, die nicht gesetzlich versichert sind und Mitglied einer berufsständischen Einrichtung sind, erfolgt die Beantragung bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die A1-Bescheinigung für jedes Land und jeden Auslandseinsatz separat beantragt werden muss. Eine Ausnahme bilden Mitarbeiter, die regelmäßig in zwei oder mehr EU-/EFTA-Ländern arbeiten. Für diese Mitarbeiter kann bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland eine Art dauerhafte Bescheinigung beantragt werden.

Was passiert, wenn Sie ohne Nachweis erwischt werden?

Wenn Mitarbeitende die entsprechende A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle nicht vorweisen können, hat dies unangenehme Folgen. Insbesondere in Ländern wie Frankreich, Österreich, der Schweiz und Rumänien verstehen die zuständigen Behörden laut einer Studie von KPMG keinen Spaß.

• In Österreich drohen Bußgelder zwischen 1.000 und 10.000 Euro, die sowohl gegen die Arbeitgeber:in als auch gegen die Mitarbeitenden verhängt werden können.
• Wird eine:r Mitarbeitende:r ohne A1-Bescheinigung in Frankreich erwischt, muss er oder sie immerhin 3.269 Euro zahlen.
• Andere Länder erheben stattdessen Sozialversicherungsbeiträge – und zwar für jeden Tag des beruflichen Auslandsaufenthalts.

Zudem werden Zutrittsverbote zu Messegeländen und Arbeitsstätten als beliebte Maßnahme eingesetzt, um Mitarbeitende ohne Bescheinigung zu bestrafen. In diesem Fall kann es passieren, dass Ihr Vertriebsteam vor dem Messegebäude steht und nicht eingelassen wird.

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