Workation: Alles, was Sie wissen sollten

Zusammenfassung

• Rechtliche Rahmenbedingungen beachten. Eine Workation sollte vor Beginn auf gesetzliche Regeln / Risiken überprüft werden. Im EU / EWR Raum sollten Reisende bspw. eine A1 Bescheinigung mit sich führen. Weiterhin sollten Risiken unabhängig von der Dauer und des Landes individuell hinsichtlich Steuern, Arbeitsrecht, Betriebsstätte und Immigration überprüft werden.
• Workation hat in der Regel das Ziel, den Mitarbeitenden neue Erfahrungen, Entspannung und Flexibilität zu bieten. Außerdem können Teambuilding-Maßnahmen und internationales Networking auf dieser Basis durchgeführt werden.
• Es ist wichtig, dass Mitarbeitende, die auf Workations gehen, über ein hohes Pflichtbewusstsein und Selbstorganisation verfügen, um den Erfolg der Workation zu gewährleisten.
• Um sowohl Arbeit als auch Entspannung während der Workation in Einklang zu bringen, sollten feste Arbeitszeiten festgelegt werden.
• Es ist ratsam, den ausgewählten Ort der Workation im Vorfeld auf die vorhandene Ausstattung zu überprüfen. Eine gute Telefon- und Internetverbindung ist besonders wichtig, um eine zuverlässige Kommunikation mit Kolleg:innen und Vorgesetzten zu gewährleisten.

Workation: Definition

Eine Kombination aus Arbeit und Urlaub wird als Workation bezeichnet. Dieses Kunstwort entstand aus den englischen Begriffen "work" und "vacation". Arbeitende können ihre Arbeit an einem schönen oder sogar am Urlaubsort erledigen. Im Gegensatz zu "Work and Travel" geht es bei einer Workation jedoch nicht darum, an verschiedenen Orten unterschiedliche Jobs auszuüben. Stattdessen wird der bestehende Job von zu Hause an den gewählten Ort verlegt und von dort aus ausgeführt.

Für wen kommt eine Workation infrage? 

Aufgrund der immer schneller voranschreitenden Digitalisierung im Berufsleben eröffnet sich die Möglichkeit des Arbeitens von unterwegs längst nicht mehr nur digitalen Nomaden und Influencern. Im Zuge von flexiblen Arbeitsformen wie Telearbeit und mobilem Arbeiten ist es mittlerweile für eine breite Palette an Berufsbildern – sowohl selbstständig als auch angestellt – möglich, den virtuellen Schreibtisch weltweit aufzustellen. Insbesondere Berufe aus den Bereichen Informatik, Buchhaltung und Steuerberatung, Text-, Grafik- und Fotodesign, Marketing und Suchmaschinenoptimierung sowie Personalentwicklung bieten sich für eine Workation an.

Workation: Voraussetzungen

Damit eine Workation zur Zufriedenheit aller Beteiligten verläuft, müssen im Voraus einige Grundsätze geklärt und bestimmte Voraussetzungen berücksichtigt werden:

Arbeitszeiten: Es ist erforderlich, festgelegte Arbeitszeitrichtlinien zu haben, um sicherzustellen, dass das Urlauben dem Arbeiten nicht im Weg steht.

Pflichtbewusstsein: Das Arbeiten an einem anderen Ort erfordert erhöhtes Pflichtbewusstsein, das nicht alle Angestellten mitbringen. Gegenseitiges Vertrauen, zielgerichtete Absprachen und eine offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in sind die Basis einer profitablen Zusammenarbeit.

Passendes Zielland: Im Sinne eines wertschöpfenden Austauschs zwischen den Angestellten vor Ort und den Angestellten auf Workation sollten die Zeitzonen nicht allzu weit auseinanderklaffen. Darüber hinaus ist das favorisierte Land hinsichtlich der Sicherheitslage und der medizinischen Versorgung zu überprüfen.

Planung: Flüge und Unterkünfte sollten mit genügend Vorlauf gebucht und anstehende Termine durch Verantwortliche am Zielort bestätigt werden.

Vorausschauende Organisation: Ändert sich der Aufenthaltsort, ändern sich auch die Umstände. Damit arbeitsrelevante Software, Endgeräte und Zahlungsmittel auch im Ausland wie gewohnt funktionieren, sind präzise Auskünfte einzuholen und entsprechende Vorbereitungen zu treffen.

Ausstattung: Während der Schreibtisch durch einen Tisch im Café oder eine Strandliege ersetzt werden kann, sind ein aufgeladener Laptop, ein ausreichender Telefonempfang und eine zuverlässige WLAN-Verbindung unverzichtbar.

Finanzierung: Abhängig von Zielland, Ort, Unterbringung und Dauer geht eine Workation mit einem erhöhten Kostenaufwand einher. Deshalb ist es wichtig, frühestmöglich zu klären, wer welche Kosten trägt, und das Budget dementsprechend festzulegen.

Gesundheit und Versicherung: Bevor Angestellte auf eine Workation geschickt werden, sollte für einen umfassenden Versicherungsschutz (inklusive Auslandskrankenversicherung) gesorgt werden. Arbeitgeber:innen sollten ihre Angestellten außerdem darauf hinweisen, sich bei einem Arzt hinsichtlich des erforderlichen Impfschutzes für das Zielland beraten zu lassen.

Sozialversicherung während einer Workation (A1 Bescheinigung)

Damit eine kontinuierliche Sozialversicherung der Angestellten während einer Workation gewährleistet wird, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Es darf sich hierbei nicht um eine regelmäßige Arbeitstätigkeit handeln und die Workation muss innerhalb der EU oder in einem der Nicht-EU-Länder Schweiz, Liechtenstein, Island oder Norwegen stattfinden.

Falls die Workation regelmäßig in einem EU-Land abgehalten wird, bleibt der deutsche Sozialversicherungsstatus weiterhin bestehen, solange folgende Kriterien erfüllt sind:

• Die Mitarbeiter:innen sind bei einem deutschen Arbeitgeber beschäftigt,
• sie haben ihren Wohnsitz in Deutschland und
• mindestens 25 Prozent ihrer Arbeitsleistung wird in Deutschland erbracht.

Zu beachten ist, dass bei einer Workation außerhalb der EU spezifische Abkommen zwischen den betreffenden Ländern die entsprechenden Maßnahmen bezüglich der Sozialversicherung regeln.

Vorteile von Workation

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bietet es die Möglichkeit, an einem neuen Ort zu arbeiten und zu leben, neue Kulturen kennenzulernen und ihre Kreativität und Produktivität zu steigern. Workations können auch dazu beitragen, das Burnout-Risiko zu verringern, da es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit mit ihrer Freizeit zu kombinieren und ihre Batterien aufzuladen.

Für Unternehmen können Workations dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität zu steigern, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und die Kosten für Büroflächen und Infrastruktur zu senken. Workations kann auch dazu beitragen, den Zugang zu einem größeren Talentpool zu ermöglichen.

Herausforderungen von Workations

Workations sollten vor Beginn auf gesetzliche Regeln / Risiken überprüft werden. Im EU / EWR Raum sollten Reisende bspw. eine A1 Bescheinigung mit sich führen. Weiterhin sollten Risiken unabhängig von der Dauer und des Landes individuell auf Risiken hinsichtlich der Bereiche Steuern, Arbeitsrecht, Betriebsstätte und Immigration überprüft werden.

FAQ

Was ist eine Workation?

Bei einer Workation handelt es sich um einen Arbeitsaufenthalt an einem „schönen“ Ort. Statt jedoch ein Beschäftigungsverhältnis mit einem Arbeitgeber im Ausland anzunehmen, werden die Aufgaben bzw. Verantwortlichkeiten aus einem bereits bestehenden Job an einem anderen Arbeitsplatz ausgeführt. Eine Workation bietet sich für Angestellte ebenso wie für Selbstständige an. 

Wo kann man eine Workation machen? 

Die Wahl eines passenden Ziels für eine geplante Workation ist den Betroffenen grundsätzlich freigestellt. Allerdings sollten bei der Entscheidung dringend Faktoren wie Zeitzone, Sicherheitslage, medizinische Versorgung, Ausstattung etc. Berücksichtigung finden. 

Wie funktioniert eine Workation? 

Bei einer Workation erledigen Mitarbeiter:innen anfallende Aufgaben an einem gewählten Urlaubsort. Damit eine Workation funktioniert, braucht es verbindliche Vereinbarungen und ein arbeitsförderndes Umfeld. 

Ist eine Workation erlaubt?

In den meisten Arbeitsverhältnissen ist eine Workation aus rechtlicher Sicht möglich, jedoch von der Zustimmung des Arbeitgebers abhängig. Ist eine Workation beschlossene Sache, gilt es, die rechtlichen Grundlagen und Verantwortlichkeiten schriftlich festzulegen sowie für den entsprechenden Versicherungsschutz zu sorgen.

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